Un audit financiar în București începe întotdeauna cu o verificare riguroasă a documentelor interne, iar echipele de audit se concentrează pe acuratețea informațiilor contabile și pe conformitatea cu legislația în vigoare. Procesul poate părea complex pentru companiile care trec rar prin astfel de evaluări, mai ales atunci când dosarele nu sunt deja organizate sau când anumite proceduri nu au fost urmate consecvent pe parcursul anului.

Auditorii solicită documente diverse, de la balanțe de verificare până la contracte, politici interne, extrase bancare și registre contabile, iar fiecare piesă din acest puzzle are un rol esențial în confirmarea fidelității situațiilor financiare.

Firmele din București se confruntă deseori cu termene strânse și cu nevoia de a prezenta informații complete, structurate și verificabile. Echipele de audit sunt obișnuite cu dinamica mediului de afaceri local, dar se așteaptă totuși la o colaborare eficientă și la transparență totală.

De aceea, este util ca organizațiile să cunoască din timp ce documente vor fi analizate, cum vor fi utilizate și de ce anumite detalii pot influența concluziile raportului final. O pregătire atentă reduce stresul, accelerează procesul și limitează riscul apariției unor neconcordanțe care pot duce la clarificări suplimentare sau recomandări corective.

Documentele contabile de bază solicitate la un audit financiar în București

Echipele de audit încep evaluarea solicitând documentele fundamentale care stau la baza întregii activități financiare. Fiecare companie trebuie să pună la dispoziție balanța de verificare pe perioade, împreună cu planul de conturi și notele explicative folosite intern pentru înregistrări. Aceste documente permit auditorilor să urmărească evoluția conturilor și să identifice eventuale discrepanțe între sumele raportate și operațiunile reale.

Situațiile financiare anuale sunt o altă componentă critică. Auditorii analizează bilanțul, contul de profit și pierdere, situația fluxurilor de numerar și notele aferente. Ele reflectă imaginea de ansamblu a companiei și trebuie să fie sprijinite de documente justificative clare. Lipsa corelării între situațiile financiare și înregistrările contabile generează verificări suplimentare și încetinește întregul proces.

De regulă, auditorii cer și registrul jurnal, registrul inventar și registrul cartea mare. Acestea oferă o perspectivă detaliată asupra tranzacțiilor și sunt folosite pentru recalculări, reconcilieri și selecția eșantioanelor de testare. Orice abatere de la procedura standard de completare face ca procesul de audit să devină mai laborios.

Printre cele mai frecvente documente solicitate se numără:

  • balanțe lunare și anuale;

  • note contabile justificative;

  • situații financiare complete semnate;

  • registre contabile obligatorii;

  • proceduri și politici contabile interne.

Auditorii verifică inclusiv modul în care compania aplică tratamentele contabile. Acolo unde există estimări, provizioane sau reevaluări, dosarul trebuie să includă argumente, calcule și aprobări interne. Cu cât documentele sunt mai bine structurate, cu atât analiza se desfășoară mai rapid.

Documente operaționale, contracte și dosare suport necesare echipelor de audit

După analiza documentelor contabile de bază, echipele de audit trec la verificarea documentelor operaționale. Acestea oferă contextul juridic și economic pentru fiecare tranzacție, iar absența lor ar putea pune la îndoială acuratețea înregistrărilor contabile.

Înregistrările din contabilitate trebuie să fie susținute de contracte, facturi, comenzi, procese-verbale, rapoarte interne și orice alt document care justifică existența și natura tranzacțiilor. În București, unde multe firme au activitate variată și derulează mai multe contracte simultan, organizarea acestor dosare devine esențială pentru audit.

Auditorii solicită adesea:

  • contracte cu furnizorii și clienții;

  • acte adiționale și corespondență relevantă;

  • situații de lucrări pentru companiile din construcții;

  • documente de transport, avize, dovezi de recepție;

  • rapoarte de consum și fișe de magazie pentru stocuri;

  • documente privind licitații, achiziții sau servicii externalizate.

Pentru zona de personal, sunt cerute statele de plată, contractele individuale, deciziile de modificare, pontajele și declarațiile depuse. Toate aceste documente permit evaluarea costurilor salariale și verificarea conformității acestora.

În cazul imobilizărilor, auditorii solicită dosarul registrului mijloacelor fixe, procesele-verbale de punere în funcțiune, notele de amortizare, evaluările externe și documentele de casare. Fiecare etapă din ciclul de viață al unei imobilizări trebuie justificată, altfel valorile din bilanț pot fi puse sub semnul întrebării.

Pentru situațiile în care compania deține stocuri, se cer listele de inventariere, procedurile privind gestiunea și rapoartele interne ce reflectă mișcarea bunurilor. Inventarierea fizică este deseori analizată în detaliu, deoarece influențează direct rezultatele financiare.

Documente bancare, fiscale și dovezi ale controalelor interne

O parte importantă a auditului financiar este verificarea relației unei companii cu instituțiile bancare și cu autoritățile fiscale. Auditorii analizează extrasele bancare, contractele de credit, contractele de leasing, garanțiile depuse și orice document legat de fluxurile de trezorerie. Reconcilierea bancară trebuie să fie clară și completă, iar diferențele trebuie explicate.

Declarațiile fiscale reprezintă un alt set de documente esențiale. Echipele de audit solicită:

  • declarațiile lunare și trimestriale privind TVA, impozitul pe profit și impozitele salariale;

  • deconturi și note justificative aferente;

  • corespondența cu autoritățile fiscale;

  • rapoarte de inspecție fiscală anterioare.

Aceste documente ajută auditorii să confirme conformitatea firmei cu legislația fiscală și să identifice eventuale riscuri sau erori. În București, unde ritmul schimbărilor legislative este rapid, verificarea corectă a obligațiilor fiscale devine crucială.

Un alt element evaluat atent este controlul intern. Pentru a înțelege cum funcționează procesele interne ale companiei, auditorii cer organigrame, proceduri interne, documente privind aprobările, delegările de autoritate și rapoarte interne de monitorizare. Companiile cu un control intern solid au de obicei un audit mai rapid și cu mai puține ajustări propuse.

În final, echipele de audit solicită dovezi ale existenței fizice sau juridice a anumitor active și pasive. De exemplu, pentru litigii se cer scrisori de la avocați, iar pentru confirmarea creanțelor și datoriilor se folosesc circulări către parteneri. Răspunsurile acestor confirmări reprezintă o bază obiectivă de verificare.

Un audit financiar în București devine semnificativ mai ușor atunci când compania este pregătită și deține toate documentele necesare într-o formă clară și accesibilă. Organizarea atentă, procedurile interne transparente și o comunicare deschisă cu auditorii reduc timpul de analiză și riscul de ajustări.

Pregătirea documentelor nu este doar o obligație, ci o investiție în acuratețea situațiilor financiare și în credibilitatea companiei. Informarea corectă și apelarea la specialiști atunci când există neclarități ajută orice firmă să parcurgă procesul de audit cu încredere și rezultate pozitive.